中小企業でIT導入(or購入)する前に行う事～要件定義(RD)～

中小企業がデジタル化を行うには

企業がデジタル化を行うには、何かしらのITの導入を行う必要があります。

現状、ITの導入には大きく３つの手段が考えられます。

大手企業に比べて、資金力が乏しい中小企業であれば、①クラウドアプリを利用することが多くなると思います。

ただし、安価なパッケージソフトもありますし、低価格でシステムを開発してくれる業者もあり、一概にどの手段が中小企業にマッチしているかは決めることができません。

どの手段を使うにしても、企業が始めに行わなくてはならないことがあります。

それは、どんなITが必要になるのかをまとめる作業、いわゆる「要件定義」を行う事です。

ITを利用して実現したい事があるからITの導入をしたいと考えるはずです。

例えば、売上を増やしたい、コストを削減したい、作業を効率化したい等など。

しかしながら「売上を増やすITを導入する」と決めたとしてもそれだけでは、IT導入はできません。具体的にどんな機能を持つITを導入するかまで決めないとならないからです。それを行うのが「要件定義」と呼ばれる作業です。

IT導入における要件定義とは、具体的にどんなITを導入するかを決め、ドキュメントにまとめる作業になります。

ちなみに、要件定義は「RD(Requirements Definitionの略)」(読み方はアールディー)と呼ばれます。

要件定義は、ITを導入しようとしている企業が、成果物に対しての責任を負います。

しかしながら、ITを導入したことが無い企業にとって、要件定義で何を決めなければならないか分からないと思います。そのため、外部人員であるITベンダー(※)や、IT導入の専門家(いわゆるITコンサルタントと呼ばれている専門家)に依頼するケースがほとんどだと思います。

※ITベンダーとは、クラウドアプリ、パッケージソフトを販売する企業や、システムを開発して提供する企業のことです。

自社だけITを導入するための人員をまかなえる企業は別ですが、中小企業であればほとんどの場合、要件定義は、ITベンダーやIT専門家が大部分のドキュメントを作成し、その成果物の責任をITを導入しようとしている企業が負うことで行われます。

要件定義では、次の２つの要件を決めます。

作業順序は、業務要件を決めてから、システム化要件を決めます。

要件定義の結果によってIT導入の方向性が大きく変わってきます。そのため、要件定義で決まる内容によって、IT導入が成功するかどうかが決まってしまうといっても過言ではありません。

業務要件は、実現したい目的を満たすためには、ITで業務をどのように変えないといけないのかを定義します。

そのためには、ITを導入しようとしている企業が積極的に参加する必要があります。

具体的に次の手順で検討し、その検討内容をドキュメントに記載します。

現状をAs-Is(読み方はアズイズ)、将来をTo-Be(読み方はトゥビィ)とも呼ばれます。

ここでのポイントは、４番目のあるべき姿だけが業務要件のように思えますが、あるべき姿だけをドキュメントに記載するのでは無く、そこにたどり着くための検討過程も記載するというところです。

そこには次の理由があると考えます。
※私が長年システム開発に携わってきた経験からこれらの理由を実感しています。

現状の業務をあるべき姿に変えるには、検討過程を基にした具体的な業務の変更手順を作成する必要があるため
代替え案を検討する際になぜその要件にたどり着いたかを遡る必要があるため
この後の作業では、業務要件を基にシステム化要件を検討することになりますが、機能面やコスト面でIT化が不可能な要件も出てきます。その場合に、代替え案を検討することがあります。
何のために導入したのか理由が分からないものは、必要かどうかの判断ができないため
導入したITはいつかは不要になるときが来ます。しかしながら、導入したITを不要ではと感じたとしても、明確に結論づけられるまで廃棄できないものです。