中小企業のIT化～IT化へ熱い想いの共有が鍵　情報共有方法～

経営者がIT化の必要性を認識していても、ITを導入しよう、仕事のやり方を変えていこうという雰囲気が会社全体にできていないとIT化を始めることができません。

企業のIT化は、経営者のIT化に対する熱い想いを従業員と共有することから始まります。

基本的に人間は変化を嫌う

経営者やIT担当者は、ITツールを導入したいけど従業員が使ってくれるかわらないという悩みを必ず持っているはずです。基本的に人間は生命の危機に瀕していないかぎり変化を好みません(脳科学でいう安定化志向）。良い方向に変化が訪れるとわかっていても変化を嫌い、現状維持を好みます。企業のIT化は、ITを導入するだけ無く、仕事のやり方自体を変える必要があります。ITツールを使用する新しい仕事のやり方に変更せず、現状の仕事をそのまま続けてしまう可能性があります。そうなるとIT化は失敗します。

この状況に対して、一般的にはITツールの導入後に従業員へ継続に教育をしてITツールの使用を促すことを行います。こういったことも必要ですが、IT化の開始時に経営者の熱い想いを従業員に伝え、変更を受け入れて新しいものにチャレンジする雰囲気を作り出すことが大切です。

IT化への熱き想いの文書化

従業員を巻き込んで企業のIT化を進めるために熱き想いを伝えるにはどうするか。熱い言葉で語るのではありません。まずは文章などで経営者の想いを見える化し何度も伝えることが重要です。想いの見える化には次のような内容を盛り込みます。
①IT化する背景と目的
②IT化よる変化の内容
③IT化をしたらどのような未来が待っているか

①IT化する背景と目的

なぜIT化をする必要があるかの背景と、どのようなことを目指すかの目的を文書化します。

背景として「環境変化への対応」が考えられます。例えば、
・競合他社がIT化で画期的な商品、サービスを生み出したことへの対抗
・取引先からの短納期要求への対応
・インターネット社会の定着にてECサイトの新事業開始
などが考えられます。

目的として、例えば
・作業効率化
・複数作業の連携
・情報/ナレッジの共有
などが考えられます。

②IT化よる変化の内容

IT化によって何がどのように変化するのかを文書化します。

例えば
・顧客へのアンケートを紙からWEBサイトへ変更して集計の自動化
・取引先とのやり取りをFAXからメールに変更して紙の入出力作業の削減
・会社内のコミュニケーションをメールからチャットに変更して管理効率化
などが考えられます。

③IT化をしたらどのような未来が待っているか

IT化が、会社にとってのメリットと、従業員にとってのメリットを文書化します。

会社にとってのメリットとしては、例えば、
・売上の向上
・製品原価の抑制
・固定費の抑制
などが考えられます。

従業員のとってのメリットとしては、例えば、
・テレワークが可能になり働き方の自由度が上がる
・作業を効率化でき残業を減らせる
・作業ミスをITツールのチェック機能で防止でき、作業ミスによる精神的苦痛を無くせる
などが考えられます。

IT化への熱き想いの共有方法

従業員が目にしたり、耳にしたりする機会を数多くつくることが必要です。例えば、朝礼や会議を通じて何度も繰り返し伝えたり、従業員と定期的に面接を行ったりします。
また、ITツールを使って従業員と情報を共有する方法もあります。

想いを伝えるためITツール比較

メール
全従業員に一斉に情報を伝えることができます。しかし、メールは読み飛ばされることも多く、時間経過と共に他のメールの中に埋もれてしまう危険性があります。

チャットツール
既読を確認できるものもあり、従業員が読んだかどうかを確認できるものあります。また、グループ分け機能などで用途を分けてメッセージを共有することができ、他のメッセージに埋もれてしまうことを防ぐことができます。ただし、長文のメッセージには不向きです。

社内ポータル/社内報ツール
既読を確認できるものあり、長い文章も掲載でき、継続的読んでもらうことが可能です。また、閲覧時間も確認できるものもあり、本当に読んでいるかを確認できます。

共有後の確認

熱き想いを共有した後は、従業員にITを導入しよう、仕事のやり方を変えていこうという雰囲気を作ってなければいけません。そのためには、従業員の情報共有後の反応を確認する必要があります。
IT化に反対の方からは、反対している理由を確認しその解決策を練ります。反対を押し切り強引に進めるとIT化は失敗する可能性が高くなります。
IT化に賛成の方からは、もっと良いアイデアがないかを確認するのがよいでしょう。できるだけ意見を汲み取ることで当事者意識が芽生え積極的にIT化の推進をしてくれます。

企業のIT化に必要なITツールやシステムの導入は、一旦開始されると途中で止めることがとても難しくなります。導入開始前に、従業員の意識を変え、IT化への抵抗を無くす雰囲気作りを行いましょう。

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