中小企業のチームワーク強化対策～グループウェア～

中小企業のチームワーク強化

中小企業にとって社員のチームワークを強化することは、業務効率化や生産性向上等を図るために欠かせないものです。

チームワークを強化する取組には様々な施策があります。共通の目標を設定して方向性を合わせたり、チームワークに対するマインドを向上させたり、コミュニケーションを密にしたりすると思います。

本コラムでは、チームで共同作業を行う上での必要な間接業務を効率化することで、チームワークを強化する方法を紹介します。

チームで作業する際にあったら便利な機能

部内での共同作業、プロジェクトで共同作業等、様々な場面で複数人で協力して業務を行うことがあります。
そのようなチームで作業する際には、次のような事が簡単にできれば、作業の助けになるのではないでしょうか？

作業者間での情報の共有
タスクの管理
複数のコミュニケーション手段
業務手続きの標準化

このような機能を持っているクラウドアプリやソフトウェアは数多くあります。その中でもチームで作業するための様々な機能をまとめて備えているのがグループウェアです。

グループウェアの特徴

グループウェアは、企業内でのグループコミュニケーションや協力を支援するために開発されたクラウドアプリやソフトウェアのことです。企業内のネットワーク(イントラネット)やインターネットを通じて、グループ間での情報共有、タスク管理、スケジュール管理等を支援することを目的としています。

グループウェアを導入することによって、企業内でのコミュニケーションを改善し、生産性を向上させることが期待できます。

グループウェアの機能

グループウェアによっては兼ね備えている機能が異なります。
一般的なグループウェアにには、次の機能が備わっています。

情報共有のための機能	コミュニケーションのための機能	その他機能
オンラインストレージ	ビジネスチャット	ワークフロー機能
掲示板	WEBメール
プロジェクト管理	在籍・離席の確認
タスク管理	WEB会議
会議室・施設予約

中小企業でのグループウェアの普及率

グループウェアは、社員数の多い大企業向けで、中小企業ではあまり導入されていないようなイメージがありますが、中小企業でも半数ぐらいが既に導入済みとのアンケート結果があります。※民間のアンケート調査の結果です。

また、グループウェアはクラウドサービスで利用する割合が多く、中小企業庁「2021年版中小企業白書」によるとグループウェアを利用している中小企業の51.6%がクラウドサービスで利用しています。
今後、グループウェアの導入を考えるならクラウドサービスをお勧めします。

グループウェアの使い方

プロジェクトを実施する際の情報共有やコミュニケーション

プロジェクトでは資料を共有するために保管場所が必要になります。いつでも、どこからでも、何人が同時に接続しても問題無い環境が必要となり、グループウェアのオンラインストレージが役に立ちます。
プロジェクトのメンバー間でのコミュニケーションが大事になります。離れた場所でもリアルタイムでコミュニケーションができるようにしたり、特定メンバーにだけ情報が届かないということが無いようにしなければなりません。グループウェアのビジネスチャットやWEBメール、WEB会議が役に立ちます。
プロジェクトのメンバーの行動が直ぐに分かるようにする必要があります。今どんな作業をしているかやその進捗具合はどうか、今後のスケジュールはどうなのか等、いちいち確認し合っていると効率がとても悪いです。グループウェアのプロジェクト管理、タスク管理を使えば余計な確認作業を減らし効率化に繋がります。

社内全体や部内限定での情報共有やコミュニケーション

社内全体や部内限定で情報を共有するため保管場所が必要となります。同じ資料を一括して全員に渡したり、社員が作成した資料を部内で一箇所にまとめたりすることも多いと思います。グループウェアのオンラインストレージが役に立ちます。
社内全体や部内限定して情報を発信することがあると思います。全員が受け取れるように配慮する必要があります。グループウェアの掲示板、ビジネスチャット、WEBメールが役に立ちます。

社内での業務効率化

会議室やプロジェクター等の社員共有の設備を備えていると思います。使うためには予約したり、誰が使用中かを分かるようにしたりする必要がありますが、紙やExcelファイル等を用意しているところも多いと思います。グループウェアの会議室・施設予約を使えば予約作業を効率化することが可能になります。
座席の離れた相手に会いに行く必要があると思います。相手が不在だと無駄足になってしまいます。グループウェアの在籍・離席の確認を使えば、在席を確認して向かうことができ無駄足になることを防げます。
各種申請・承認等の手続きには複数人が関連しかつその手順や順序が決まっていると思います。しかしながら、手続きによって判断する人やルートが異なったりしており、複雑な体系になっていると思います。グループウェアのワークフロー機能を使えば、次に誰に何を渡すのかといった流れの部分を自動化することができ、作業の効率化に繋がります。

気を付けること

グループウェアは、導入に失敗するリスクが比較的小さいと思います。無料で始められるものも多くあり、試行期間を設けながら導入でき気軽に始められます。

しかしながら、最低限気にしておかないとならないリスクもあります。

各社のグループウェアによって、備わっている機能が大きく異なります。
グループウェアの標準機能が何かの取り決めで決められているわけではありませんので、サービス提供会社ごとに独特の機能になっています。自社の業務を分析し必要な機能を洗い出して、それに合ったグループウェアを見つける必要があります。多機能なグループウェアほど料金が高くなるので、使わない機能があると費用が無駄になります。
グループウェアが定着するまでに時間が掛かる
グループウェアを使うと効率化が図れますが、使わなかったとしても問題無く仕事は回せてしまいます。このようなアプリは、総じて定着するまでに時間が掛ります。定着させるための施策やスケジュールをきちんと策定し、時間を掛けて利用者を増やしていく必要があります。

弊社は、アプリ・ソフトウェアの導入自体の支援だけで無く、デジタル化で経営課題をどのように解決していくかの計画立案や運用改善の支援も行っています。企業のデジタル化に課題があり解決させたい場合には、弊社が支援致します。お気軽にお問い合わせください。

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弊社は、グループウェアの販売会社と関係があるわけでは無いので、公平な観点でグループウェアの導入効果を評価することができます。