必見！中小企業の小売業向けシステム化ポイント

近年、事業者にとって情報システムは必要不可欠ものとなっています。多種多様なシステムが存在し、様々な経営課題の解消に役立っています。（主なシステム例：法人向けSaaSの比較・検索サイトボクシルSaaS ）

そのような状況下、どんなシステムを導入すれば良いかお悩みになる経営者もいらっしゃると思います。本コラムでは中小企業の小売業向けにシステム導入のポイントをまとめました。ご参考になれば幸いです。

中小企業のシステム選びのポイント

ポイント１つ目　経営課題を解消するシステムを導入する

経営課題は事業者により千差万別で、必要となるシステムも事業者により変わってきます。たとえ同業他社で効果があったシステムだからといって同じように効果が得られるとは限りません。場合によって事業者特有の「強み」を潰してしまい大損害を被る可能性もあります。自社の経営状況やIT環境を分析して抱えている課題を明らかにし、課題を解消してくれるシステムを導入しましょう。

ポイント２つ目　費用対効果が良いシステムを導入する

大企業に比べ中小企業は資金に課題があります。そのため安価なシステムを前提としてシステム化を考えてしまうことがあります。安価なシステムは大概、機能が少ない、サポートが無いなので低価格にしており、期待した効果を得られない可能性があります。費用を抑えることもシステム導入における重要な要素ですが、費用対効果を考えて適切な価格のシステムを導入しましょう。

ポイント３つ目　全体像を見据えたシステム導入計画を考える

経営課題を解消するために複数のシステムを導入する場合があります。資金や人材に課題のある中小企業では、１度に複数のシステムを導入するのではなく、段階的にシステム導入を進めることが推奨されます。その際、システム導入を行う範囲だけ見て進めてしまうと、先に導入したシステムと後で導入したシステムのデータ連携が困難になったり、同じ作業をそれぞれのシステムで実行することになったりし、不便さや無駄が生じてしまう可能性があります。そうならないために、システムの全体像を見据え、無駄が生じないシステム導入計画を考えましょう。

小売業が導入すべきシステムのベスト５

必要となるシステムは事業者の抱える経営課題により変わってきます。そのため事業者により導入すべきシステムのランクは変わります。ここでは、どのような小売業でも当てはまり、システム導入の効果が高い確率で得られるであろう順にランクを付けてみました。

１．財務会計システム

財務会計システムとは、財務会計の業務を効率化するシステムです。主に仕訳データをインプットして、財務諸表などの帳票をアウトプットします。

選んだ理由
・財務会計は、システムが最も得意する領域である記録・計算を駆使する業務であるため、作業効率化による作業時間削減の効果を得られる可能性が高い。
・財務会計は、どの会社でも作業にあまり違いはなく、システム導入が比較的容易な業務である。
・財務会計は、会社の強みとなるような業務ではないため、システム導入による経営リスクが少ない。

どのような企業であっても財務会計は必要な業務であり、専用のソフトウェアやクラウドツールも数多く販売されていますので、最も導入しやすく効果が上がるシステムと考えます。

２．企業サイト（ホームページ）

企業サイトとは、自社製品をPRしたり、企業概要を知ってもらうことを目的としたホームページです。

選んだ理由
・自社製品や企業概要を２４時間３６５日アピールすることができる。
・低コストで比較的容易に作成できる。
・目的によっては、手間やコストを掛けなければ効果が上がらず、費用対効果が低い可能性がある。（例えば、販売促進を目的にSEO対策をすると手間やコストが掛かる。）
・載せている情報によっては企業イメージが悪化するリスクがある。

運用によっては手間とコストが掛かったり悪影響を受ける可能性もありますが、メリットの方が大きいのでできる限り作成すべきと考えます。

３．販売管理システム

販売管理システムとは、見積、受注、商品の出荷・納品、請求、入金などの販売に関わる業務を効率化するシステムです。

選んだ理由
・小売業では販売が最も作業量の多い業務であるため、作業効率化による作業時間削減の効果を得られる可能性が高い。
・販売は、事業者により業務内容や業務の流れが異なっており、事業者独自の業務があるとシステム導入が困難になる場合がある。
・事業者の強みとなるような手作業もあるため、システム導入によって強みを潰してしまうリスクがある。

手作業が事業者の強みとなっている場合もありますが、小売業にとっては作業量の多い業務ですのでシステム導入による効果は高いと考えます。

４．ECサイト

ECサイトとは、インターネット上で商品を販売することを目的としたホームページです。

選んだ理由
・店舗販売以外の販路開拓ができるため、売上拡大を期待できる。
・ECサイトで顧客情報を集められるので、マーケティングの支援になる。
・ECサイトを開設しただけは集客は見込めず、販促活動に手間とコストが必要である。

ECサイトは店舗以外でも販売でき、売上拡大のみならず店舗で販売できなくなった際のリスク回避も期待できると考えます。

ただし、商圏を広げることができ売上拡大を狙えますが、販促活動に掛ける費用ほど効果が上がらないこともあるので慎重に検討し導入するかどうかを決める必要があります。

中小企業のECサイト開設のために、独立行政法人中小企業基盤整備機構が、中小企業のためのEC活用支援ポータルサイトを開設しています。動画による説明も豊富にあり、ECサイト開設検討の参考になると思いますので、是非ご参照してみてください。

５．キャッシュレス決済システム

キャッシュレス決済システムとは、現金を使わずに支払を行えるようにするシステムです。

選んだ理由
・会計時にICカードやスマートフォンからデータを読み込むだけで済むので、顧客対応時間削減の効果を得られる。
・会計に関する情報が記録されるため、レジ締め時の集計作業の時間削減効果を得られる。
・決済に手数料が掛かるため、費用対効果が低い可能性がある。

国が推奨していることもあり、キャッシュレス決済システムはどんどん普及しています。逆に導入しないと不利になる可能性があるため、システム導入せざるを得なくなると考えます。

その他のシステム

小売業に役立つシステムは他にも様々なものがあります。列挙すると切りがないのですが、メジャーなものを次に挙げます。

顧客管理システム：顧客情報の管理、営業活動の管理、マーケティングなどを支援するシステムです。

勤怠管理システム：社員の出勤・退勤を記録し、管理するシステムです。

見積・請求書・領収書発行システム：見積・請求書・領収書などを発行するシステムです。印刷・封入の手間、タイムラグ、郵送費、資材費、領収書の印紙代など削減できます。

グループウェア：組織内においてスケジュールやタスクの共有、コミュニケーションの円滑化を支援するシステムです。

近年、実に様々な機能を持ったシステムが存在しています。どこからシステム化すれば良いか迷うかもしれません。そこで、専門家の支援を受けるはどうでしょうか。筆者は中小企業のIT導入を支援しており、御社の経営課題解消をお手伝い致します。
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